Како се документи морају регистровати на предузећу?

Каква је регистрација докумената и шта организација треба? Да одговоримо на ово питање редом: прво - "шта", а затим већ - "за шта".

Дакле, овај процес је фиксација чињенице о пријему или креирању документа.

У току тога постоји посебаниндексира директно на папир који је створио или примио организација. Али ово је само половина поступка. Други део - увођење релевантних информација о "новим лицима" у посебном регистрационом облику. Индекс се обично састоји од неколико делова. Прво, то је серијски број. Може се допунити индексима извођача, номенклатури случајева, класификаторима прималаца и тако даље. Компоненте могу бити распоређене у различитим низовима. Први, на пример, може бити број, тада индекс номенклатуре, а класификатор који се користи може бити назначен на самом крају. Али обратно је могуће. Успут, додељивање посебних бројева које садрже и комбинације слова карактерише регистрација конститутивних докумената.

Мора се рећи да се на предузећу или фирми мора извршити глобална регистрација докумената. То јест, сви пословни документи, како долазни, тако и одлазни, морају бити забележени.

Затим треба напоменути да регистрација докумената организације мора да испуњава следеће услове:

• Једнократно - било које примљене или створенедокументација је фиксирана само једном. Ако говоримо о интерним наруџбеницима, онда од одељења до департмана путују с бројем (индексом) који је додељен на самом почетку. Ово правило је једнако тачно за службену кореспонденцију и за наређења тешких шефова.
• Правовременост - овдје се то подразумијеваРегистрација радова који су примљени извана врши се на дан пријема. Ако говоримо о интерним налозима, упутствима или налозима, они се могу евидентирати на основу потписивања од стране одговорних радника (максимум - следећи дан).
• Одвајање - за сваку пословну документацију постоји лична фиксација (долазни, одлазни, налози, подсетници, записници, налози, итд.).
• Уједначеност - рачуноводство се увек врши према истим правилима. У овом случају, регистрациони формулар није важан.
• Потпуност чињенице - приликом уноса података у регистрациони формулар, потребно је у њему приказати максималне информације. Посебно у смислу садржаја одређене документације.

Поред тога, фиксирање свих папира у предузећу треба да се изврши у року од једне године (календар).

И сада је време да одговорите на питање: "за шта?" Регистрација докумената који се користе у организацијама омогућава рјешавање разних задатака. Размотрите најупечатљивији пример. Ако на крају календарске године узмемо и анализирамо серијске бројеве, онда можемо пратити раст тока докумената. Ове информације могу да проузрокују законске захтеве секретара да повећа његову плату (као опцију, да повећа број особља секретаријата).